Documentation officielle

Kit de démarrage

Tout ce qu'il faut pour mettre la plateforme en service et l'utiliser au quotidien : une vidéo de présentation, puis 15 marches à suivre détaillées, classées par thème et par public concerné.

Retour à l'accueil

Vidéo de présentation

Durée courte, pensée pour être partagée : planning, stock et QR codes, catalogue fournisseur, rapports d'heures, véhicules et facturation.

Ce que fait la plateforme

Catalogue fournisseur importé

Déposez la liste de prix de votre fournisseur — fichier Excel/CSV, lien vers une page produit ou photo d'une facture. Les colonnes sont reconnues toutes seules et les désignations sont traduites en français automatiquement.

Catalogue

Tarifs horaires, forfaits, déplacements et matériel avec prix d'achat, marge et prix de vente calculé. Vous choisissez article par article ce qui doit être géré dans votre stock.

Rentabilité et photos

Photos avant/après sur l'affaire, et suivi du coût réel : heures au coût horaire interne + matériel au prix d'achat.

Planning visuel

Grille horaire par collaborateur, vues jour et semaine, glisser-déposer. Priorité urgente en violet, normale en vert. Jours fériés cantonaux, jours d'école des apprentis et congés acceptés sont appliqués automatiquement.

Stock et QR codes

Fiches articles avec référence, marque, numéro fournisseur et seuil d'alerte. Chaque article dispose de son QR code imprimable.

Scanner mobile

Sortie de dépôt, retour, transfert vers une affaire ou vers un collaborateur : tout se fait en un seul scan depuis le téléphone.

Machines et outillage

Chaque machine reçoit un numéro et un QR code. Le collaborateur scanne pour la prendre, la poser sur une affaire ou la rendre au dépôt : vous savez en permanence où se trouve chaque outil.

Affaires et clients

Numéro d'affaire, client, matériel affecté, machines présentes, heures passées et historique complet, avec export PDF et CSV.

Rapports d'heures

Saisie simple : le jour, le nombre d'heures, le client et l'affaire. Tous les chantiers ouverts sont proposés et le collaborateur est rattaché automatiquement à l'affaire. Les heures d'une même journée chez un même client sont additionnées pour la comptabilité, et chaque rapport reste privé : seuls l'administrateur et la secrétaire consultent ceux de l'équipe.

Vacances et heures supplémentaires

Droit annuel par collaborateur, saisie du solde restant lors de l'installation en cours d'année, déduction automatique des congés acceptés et report du solde non utilisé au 1er janvier.

Parc de véhicules

Chaque véhicule est attribué à un collaborateur, avec ses dates de service et d'expertise. Un rappel part automatiquement 7 jours avant puis la veille, au conducteur et à la direction, et les échéances s'affichent sur le tableau de bord.

Rôles stricts

Administrateur, magasinier, secrétaire, employé et apprenti, cumulables. Chacun ne voit que ce qui le concerne, et les données restent isolées par société.

Notifications Discord

Message à chaque rendez-vous créé ou modifié, rappel automatique 30 minutes avant l'intervention, rappels de service des véhicules et alertes de stock bas.

Abonnement en ligne

80.– CHF par mois, paiement automatique par carte ou PayPal, facture à chaque échéance et arrêt en un clic depuis votre espace. Formation à distance et développements sur mesure sur demande.

Frais de déplacement et de repas

Tarif au kilomètre et forfait repas fixés par l'administrateur, saisie des kilomètres et des repas directement dans le rapport, justificatif (photo ou PDF) joignable, montants calculés et repris dans le récapitulatif et les exports.

Synchronisation de l'agenda

Option activable par société : chaque collaborateur obtient un lien personnel à coller dans Outlook, Google Agenda ou l'app Calendrier de l'iPhone pour retrouver ses rendez-vous, mis à jour automatiquement.

Sécurité et confidentialité

Données isolées par société, connexions chiffrées, hébergement européen. L'assistance ne peut accéder à votre espace que si vous activez vous-même l'autorisation de prise en main, pour la durée de votre choix.

Sommaire de la marche à suivre

Mise en route

Équipe et heures

Terrain et matériel

Catalogue

Administration

Mise en route

3

Premiers pas : mettre la plateforme en route

Administrateur

Comptez une trentaine de minutes. Ces cinq étapes suffisent pour démarrer sans aide extérieure.

  1. 1Se connecter avec l'adresse e-mail et le mot de passe reçus, puis changer immédiatement le mot de passe dans Paramètres, onglet Mon profil.
  2. 2Paramètres, onglet Société : compléter le nom, l'adresse, le logo, les couleurs et surtout le canton. Les jours fériés et les vacances scolaires se calculent alors automatiquement dans le planning.
  3. 3Inviter les collaborateurs et leur attribuer leurs rôles (voir la section suivante).
  4. 4Créer un premier client puis une première affaire ou un premier chantier, avec son numéro.
  5. 5Ouvrir Catalogue : importer le catalogue de votre fournisseur et choisir le matériel géré en stock.
  6. 6Créer quelques articles de stock, imprimer leurs QR codes et faire un premier scan depuis un téléphone pour vérifier que tout fonctionne.
  7. 7Activer les notifications Discord si vous le souhaitez, puis planifier un premier rendez-vous pour valider l'ensemble.

Équipe et heures

4

Ajouter un collaborateur

Administrateur

Réservé à l'administrateur de la société.

  1. 1Se connecter, puis ouvrir le menu « Collaborateurs ».
  2. 2Cliquer sur « Inviter un collaborateur ».
  3. 3Saisir l'adresse e-mail professionnelle de la personne.
  4. 4Choisir un ou plusieurs rôles : administrateur, magasinier, secrétaire ou employé. Les rôles sont cumulables.
  5. 5Valider. Si la personne possède déjà un compte, elle est rattachée immédiatement ; sinon l'invitation est enregistrée et le compte se crée à sa première inscription avec la même adresse e-mail.
  6. 6En cas d'oubli de mot de passe, le collaborateur clique sur « Mot de passe oublié ». La demande apparaît dans l'onglet Collaborateurs et l'administrateur génère un nouveau mot de passe en un clic.
5

Ajouter un apprenti

Administrateur

L'apprenti n'a pas accès à la gestion : son compte sert au suivi de présence et aux jours d'école.

  1. 1Menu « Collaborateurs », puis « Inviter un collaborateur ».
  2. 2Saisir l'e-mail de l'apprenti et sélectionner le rôle « Apprenti ».
  3. 3Ouvrir sa fiche et cocher ses jours d'école : ils sont automatiquement bloqués dans le planning de toute la société.
  4. 4Renseigner le canton dans Paramètres, onglet Société : les jours fériés et les vacances scolaires se calculent alors tout seuls.
  5. 5L'apprenti qui se connecte arrive sur un écran dédié et ne voit ni le stock, ni les clients, ni les rapports des autres.
6

Saisir et imprimer les heures

Tous les collaborateurs

Chaque collaborateur saisit uniquement ses propres heures ; l'administrateur et la secrétaire consultent celles de toute l'équipe.

  1. 1Menu « Rapports », puis « Nouvelle saisie ».
  2. 2Choisir la date et indiquer le nombre d'heures travaillées. Plusieurs lignes peuvent être saisies pour une même journée.
  3. 3Sélectionner le client puis l'affaire : tous les chantiers ouverts de la société sont proposés, sans attribution préalable.
  4. 4Le collaborateur est rattaché automatiquement à l'affaire dès sa première saisie : l'administrateur n'a rien à faire.
  5. 5Décrire brièvement les travaux réalisés, puis enregistrer.
  6. 6Côté administrateur : choisir le collaborateur dans le menu déroulant, sélectionner la période, puis exporter en PDF ou en CSV. Les heures d'une même journée chez un même client sont additionnées en une seule ligne pour la comptabilité.
7

Frais de déplacement et de repas

Administrateur et collaborateurs

Les frais se saisissent directement dans le rapport d'heures : plus aucun calcul manuel pour la comptabilité.

  1. 1Administrateur : ouvrir Paramètres et fixer le tarif au kilomètre (par exemple 0.80 CHF) et le forfait repas (par exemple 16.– CHF).
  2. 2Toujours dans Paramètres, cocher « Justificatif obligatoire pour les repas » si vous exigez le ticket.
  3. 3Collaborateur : dans sa saisie de rapport, indiquer le nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule privé, cocher le repas pris à l'extérieur et ajouter au besoin un autre frais.
  4. 4Joindre le ticket en photo ou en PDF : le fichier reste privé, seuls l'auteur, l'administrateur et la secrétaire peuvent l'ouvrir.
  5. 5Les montants sont calculés automatiquement (kilomètres × tarif, repas, autres frais) et affichés sur le rapport.
  6. 6Le récapitulatif hebdomadaire et les exports PDF et CSV reprennent les kilomètres, les frais kilométriques, les repas et le total des frais, prêts pour la comptabilité.
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Gérer les vacances et les heures supplémentaires

Administrateur

Le droit annuel et le solde restant sont suivis séparément, ce qui permet de démarrer en cours d'année sans fausser les compteurs.

  1. 1Menu « Collaborateurs », ouvrir la fiche d'une personne, puis renseigner son droit annuel de vacances (par exemple 25 jours) et sa date de naissance : le droit tient compte de l'âge et du statut d'apprenti selon les règles de la convention.
  2. 2Installation en cours d'année : saisir dans « Solde initial » le nombre de jours qu'il lui reste réellement à prendre à ce jour. C'est ce chiffre qui sert de point de départ.
  3. 3Le collaborateur dépose ses demandes de congé depuis son espace et choisit, dans la demande, si l'absence doit être déduite de ses jours de congé ou de ses heures supplémentaires.
  4. 4L'administrateur voit ce choix au moment de valider, puis accepte ou refuse. Le collaborateur reçoit la réponse sur Discord, ou par e-mail s'il n'utilise pas Discord.
  5. 5Un congé accepté est déduit du bon compteur, apparaît en gris dans le planning et se reporte automatiquement dans les rapports d'heures de la personne, avec la mention « déduit des congés » ou « déduit des heures supplémentaires ».
  6. 6Au 1er janvier, l'application ajoute le nouveau droit annuel et reporte uniquement le solde non utilisé de l'année précédente (exemple : 25 jours 2027 + 3 jours reportés = 28 jours disponibles).
  7. 7Le détail par collaborateur reste consultable à tout moment : droit de l'année, report, jours pris et solde restant.

Terrain et matériel

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Suivre le matériel et les machines

Magasinier et employés

Le même scanner sert au stock et à l'outillage : aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire.

  1. 1Menu « Machines » : créer la fiche de chaque machine avec son numéro, sa marque et son modèle.
  2. 2Imprimer la planche de QR codes et coller l'étiquette sur la machine.
  3. 3Sur le téléphone, ouvrir « Scanner » et viser le QR code.
  4. 4Choisir l'action : prendre la machine, la poser sur une affaire ou la rendre au dépôt.
  5. 5Pour le stock, le même scan permet la sortie de dépôt, le retour ou l'attribution directe à une affaire ou à un collaborateur.
  6. 6L'historique conserve chaque mouvement : qui, quand et où.
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Gérer le parc de véhicules et les rappels de service

Administrateur

Chaque véhicule est rattaché à un collaborateur, et les échéances de service ou d'expertise ne s'oublient plus.

  1. 1Menu « Véhicules », puis « Nouveau véhicule » : plaque, marque, modèle et kilométrage.
  2. 2Champ « Attribué à » : sélectionner le collaborateur qui utilise le véhicule. L'attribution se modifie à tout moment.
  3. 3Renseigner la date du prochain service et celle de la prochaine expertise dans le calendrier.
  4. 47 jours avant l'échéance, puis à nouveau la veille, le conducteur et l'administrateur reçoivent automatiquement un rappel.
  5. 5Le tableau de bord affiche en permanence les véhicules dont une échéance approche.
  6. 6Après l'intervention, il suffit de saisir la nouvelle date : les rappels se réarment tout seuls.

Catalogue

1

Remplir le catalogue

Administrateur, secrétaire et magasinier

Le catalogue est la mémoire de vos prix. Vous pouvez le remplir à la main ou importer celui de votre fournisseur.

  1. 1Menu Catalogue, bouton « Importer un catalogue fournisseur » : indiquer le nom du fournisseur, puis importer son catalogue par fichier (Excel, CSV, Datanorm), par lien vers une page produit, ou par photo / PDF d'une facture.
  2. 2Plusieurs fournisseurs ? Importez chaque catalogue séparément (ex. un pour le verre, un pour les rails aluminium) : ils s’ajoutent. Un article déjà présent chez le même fournisseur est mis à jour, jamais dupliqué ; l’aperçu indique « Nouveau », « Déjà présent » ou « Doublon ». Un filtre permet d’afficher un seul fournisseur.
  3. 3Les désignations sont traduites en français automatiquement, quelle que soit la langue du fournisseur. Vérifiez le tableau avant d'enregistrer.
  4. 4Rien n'entre dans votre stock tout seul : pour chaque article, cliquez sur « + Stock » et choisissez la catégorie de votre stock (par exemple « Câbles », « Appareillage »). Seuls ces articles reçoivent un QR code et apparaissent dans le module Stock.
  5. 5Pour chaque article, indiquer le prix d'achat et la marge en % : le prix de vente se calcule tout seul. Vous pouvez aussi taper un prix de vente fixe.
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Rentabilité et photos d'une affaire

Administrateur, secrétaire et collaborateurs
  1. 1Sur la fiche d'une affaire, le bloc « Rentabilité » additionne le coût réel : heures × coût horaire interne + matériel au prix d'achat.
  2. 2Bloc « Photos avant / après » : chaque collaborateur peut prendre une photo directement depuis son téléphone. Les photos restent privées à la société.

Administration

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Retrouver ses rendez-vous dans Outlook, Google Agenda ou l'iPhone

Administrateur et collaborateurs

Option facultative, désactivée par défaut. Aucun compte à connecter : il s'agit simplement d'un lien d'abonnement, en lecture seule.

  1. 1Administrateur : ouvrir Paramètres, carte Société, et activer « Synchronisation du planning ».
  2. 2Chaque collaborateur ouvre ensuite Paramètres, onglet « Mon profil », et copie son lien personnel de calendrier.
  3. 3Outlook : Calendrier, « Ajouter un calendrier », « S'abonner à partir du web », coller le lien.
  4. 4Google Agenda (sur ordinateur) : « + » à côté d'Autres agendas, « À partir de l'URL », coller le lien.
  5. 5iPhone : Réglages, Calendrier, Comptes, Ajouter un compte, Autre, « Ajouter un abonnement au calendrier », coller le lien.
  6. 6Les rendez-vous du collaborateur apparaissent et se mettent à jour tout seuls. Un rendez-vous créé dans l'agenda externe ne remonte pas dans la plateforme : la saisie se fait toujours dans le planning.
  7. 7Le lien est personnel et ne montre que les rendez-vous de la personne. Si l'option est désactivée, plus rien ne sort de l'application.
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Qui voit quoi : planning et tableau de bord

Administrateur

Chaque collaborateur ne voit par défaut que ce qui le concerne. Les ouvertures se donnent au cas par cas.

  1. 1Un collaborateur voit sur son tableau de bord uniquement ses rendez-vous, son véhicule, ses heures et les informations liées à ses droits.
  2. 2Menu « Collaborateurs », fiche d'une personne : cocher « Peut consulter le planning de l'administrateur » pour lui ouvrir la vue du planning de la direction, en consultation seule.
  3. 3Sans cette case, la personne ne voit que son propre planning. La règle est aussi appliquée côté serveur : elle ne peut pas être contournée.
  4. 4La secrétaire conserve sa vue d'équipe habituelle.
  5. 5Le support, l'autorisation de prise en main et la configuration des e-mails sont réservés à l'administrateur : un collaborateur ne peut pas les modifier.
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Recevoir les notifications sur Discord

Tous les collaborateurs

Chaque collaborateur configure son propre canal en moins de deux minutes.

  1. 1Dans Discord, ouvrir un serveur personnel et créer un salon texte, par exemple #planning.
  2. 2Cliquer sur la roue dentée du salon, puis Intégrations, Webhooks, Nouveau webhook.
  3. 3Nommer le webhook, par exemple « Planning », puis cliquer sur « Copier l'URL du webhook ».
  4. 4Dans l'application, ouvrir Paramètres, onglet Mon profil, coller l'URL dans le champ « Webhook Discord » et enregistrer.
  5. 5Utiliser le bouton « Tester » : un message de contrôle doit arriver dans le salon Discord.
  6. 6Ensuite, tout est automatique : message immédiat à chaque rendez-vous créé ou modifié, et rappel 30 minutes avant l'intervention.
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Abonnement, facturation et formation

Administrateur

L'abonnement est de 80.– CHF par mois, sans engagement de durée, et se gère entièrement depuis votre espace.

  1. 1Menu « Abonnement » (visible par l'administrateur uniquement) : le tarif, l'état et la date du prochain prélèvement y sont affichés.
  2. 2Bouton « S'abonner » : le paiement se fait en ligne par carte, PayPal, Apple Pay ou Google Pay. Le prélèvement est ensuite automatique chaque mois.
  3. 3En cas de paiement refusé, vous êtes prévenu immédiatement par e-mail et dans l'application. Vous disposez de 3 jours pour régulariser ; passé ce délai l'accès est suspendu, puis rétabli automatiquement dès le paiement.
  4. 4Bouton « Arrêter l'abonnement » : l'accès reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée, sans reconduction.
  5. 5Formation « Prise en main » (2 h, 300.– CHF) : guidée étape par étape, réservable depuis la page Abonnement, à l'inscription ou plus tard.
  6. 6Support ponctuel (120.– CHF/heure, facturé par tranche de 30 minutes, minimum 60.– CHF) : pour un ajustement ou une explication simple, utilisez le formulaire « Demander du support » sur la page Abonnement ou dans Paramètres. La durée est facturée après l'intervention, prélevée sur votre carte enregistrée ou réglée par le lien de paiement reçu par e-mail.
  7. 7Développements sur mesure : les fonctions spécifiques à votre métier peuvent être ajoutées sur demande, à info@nordone.ch.
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Sécurité, confidentialité et prise en main

Administrateur

Vos données vous appartiennent : personne, pas même l'éditeur, n'entre dans votre espace sans votre accord.

  1. 1Chaque société dispose d'un espace totalement séparé : les clients, les affaires, les heures et les collaborateurs d'une entreprise ne sont jamais visibles par une autre.
  2. 2Les rôles limitent l'accès à l'intérieur même de votre société : un employé ne voit ni les rapports de ses collègues, ni ceux de la direction.
  3. 3Les connexions sont chiffrées, les données hébergées en Europe et sauvegardées automatiquement.
  4. 4Prise en main à distance : ouvrir Paramètres, carte « Autorisation de prise en main », puis activer l'accès pour la durée souhaitée (par exemple 2 heures). Sans cette activation, l'assistance ne peut pas ouvrir votre espace.
  5. 5L'autorisation se coupe à tout moment d'un seul clic, et expire toute seule à la fin de la durée choisie.
  6. 6Tant qu'une session d'assistance est active, un bandeau reste affiché dans l'application pour que vous sachiez exactement quand quelqu'un intervient.
  7. 7En cas d'oubli de mot de passe, la demande est traitée par votre propre administrateur : aucun mot de passe ne transite par l'extérieur.