Documentation officielle

Kit de démarrage

Tout ce qu'il faut pour mettre la plateforme en service et l'utiliser au quotidien : une vidéo de présentation, puis 15 marches à suivre détaillées, classées par thème et par public concerné.

Retour à l'accueil

Vidéo de présentation

Durée courte, pensée pour être partagée : planning, stock et QR codes, rapports d'heures, véhicules et modules métier.

Ce que fait la plateforme

Planning visuel

Grille horaire par collaborateur, vues jour et semaine, glisser-déposer. Priorité urgente en violet, normale en vert. Jours fériés cantonaux, jours d'école des apprentis et congés acceptés sont appliqués automatiquement.

Stock et QR codes

Fiches articles avec référence, marque, numéro fournisseur et seuil d'alerte. Chaque article dispose de son QR code imprimable.

Scanner mobile

Sortie de dépôt, retour, transfert vers une affaire ou vers un collaborateur : tout se fait en un seul scan depuis le téléphone.

Machines et outillage

Chaque machine reçoit un numéro et un QR code. Le collaborateur scanne pour la prendre, la poser sur une affaire ou la rendre au dépôt : vous savez en permanence où se trouve chaque outil.

Affaires et clients

Numéro d'affaire, client, matériel affecté, machines présentes, heures passées et historique complet, avec export PDF et CSV.

Rapports d'heures

Saisie simple : le jour, l'heure d'arrivée, l'heure de départ, le client et l'affaire. Tous les chantiers ouverts sont proposés et le collaborateur est rattaché automatiquement à l'affaire. Les heures d'une même journée chez un même client sont additionnées pour la comptabilité, et chaque rapport reste privé : seuls l'administrateur et la secrétaire consultent ceux de l'équipe.

Vacances et heures supplémentaires

Droit annuel par collaborateur, saisie du solde restant lors de l'installation en cours d'année, déduction automatique des congés acceptés et report du solde non utilisé au 1er janvier.

Parc de véhicules

Chaque véhicule est attribué à un collaborateur, avec ses dates de service et d'expertise. Un rappel part automatiquement 7 jours avant puis la veille, au conducteur et à la direction, et les échéances s'affichent sur le tableau de bord.

Rôles stricts

Administrateur, magasinier, secrétaire, employé et apprenti, cumulables. Chacun ne voit que ce qui le concerne, et les données restent isolées par société.

Module restaurant

Plan de salle importé au format image, tables positionnées à la souris, plusieurs vues (étages, terrasse) et statut libre ou occupé mis à jour dès qu'une réservation est enregistrée.

Réservations et service

Réservations par téléphone ou depuis une page publique à placer sur votre site internet, service du midi et du soir, commande prise à la table et reçue sur la tablette de la cuisine.

Notifications Discord

Message à chaque rendez-vous créé ou modifié, rappel automatique 30 minutes avant l'intervention, rappels de service des véhicules et alerte dès qu'une réservation en ligne arrive.

Abonnement en ligne

80.– CHF par mois, paiement automatique par carte ou PayPal, facture à chaque échéance et arrêt en un clic depuis votre espace. Formation à distance et développements sur mesure sur demande.

Sécurité et confidentialité

Données isolées par société, connexions chiffrées, hébergement européen. L'assistance ne peut accéder à votre espace que si vous activez vous-même l'autorisation de prise en main, pour la durée de votre choix.

Sommaire de la marche à suivre

Mise en route

Équipe et heures

Terrain et matériel

Restaurant

Administration

Mise en route

1

Premiers pas : mettre la plateforme en route

Administrateur

Comptez une trentaine de minutes. Ces cinq étapes suffisent pour démarrer sans aide extérieure.

  1. 1Se connecter avec l'adresse e-mail et le mot de passe reçus, puis changer immédiatement le mot de passe dans Paramètres, onglet Mon profil.
  2. 2Paramètres, onglet Société : compléter le nom, l'adresse, le logo, les couleurs et surtout le canton. Les jours fériés et les vacances scolaires se calculent alors automatiquement dans le planning.
  3. 3Inviter les collaborateurs et leur attribuer leurs rôles (voir la section suivante).
  4. 4Créer un premier client puis une première affaire ou un premier chantier, avec son numéro.
  5. 5Créer quelques articles de stock, imprimer leurs QR codes et faire un premier scan depuis un téléphone pour vérifier que tout fonctionne.
  6. 6Activer les notifications Discord si vous le souhaitez, puis planifier un premier rendez-vous pour valider l'ensemble.

Équipe et heures

2

Ajouter un collaborateur

Administrateur

Réservé à l'administrateur de la société.

  1. 1Se connecter, puis ouvrir le menu « Collaborateurs ».
  2. 2Cliquer sur « Inviter un collaborateur ».
  3. 3Saisir l'adresse e-mail professionnelle de la personne.
  4. 4Choisir un ou plusieurs rôles : administrateur, magasinier, secrétaire ou employé. Les rôles sont cumulables.
  5. 5Valider. Si la personne possède déjà un compte, elle est rattachée immédiatement ; sinon l'invitation est enregistrée et le compte se crée à sa première inscription avec la même adresse e-mail.
  6. 6En cas d'oubli de mot de passe, le collaborateur clique sur « Mot de passe oublié ». La demande apparaît dans l'onglet Collaborateurs et l'administrateur génère un nouveau mot de passe en un clic.
3

Ajouter un apprenti

Administrateur

L'apprenti n'a pas accès à la gestion : son compte sert au suivi de présence et aux jours d'école.

  1. 1Menu « Collaborateurs », puis « Inviter un collaborateur ».
  2. 2Saisir l'e-mail de l'apprenti et sélectionner le rôle « Apprenti ».
  3. 3Ouvrir sa fiche et cocher ses jours d'école : ils sont automatiquement bloqués dans le planning de toute la société.
  4. 4Renseigner le canton dans Paramètres, onglet Société : les jours fériés et les vacances scolaires se calculent alors tout seuls.
  5. 5L'apprenti qui se connecte arrive sur un écran dédié et ne voit ni le stock, ni les clients, ni les rapports des autres.
4

Saisir et imprimer les heures

Tous les collaborateurs

Chaque collaborateur saisit uniquement ses propres heures ; l'administrateur et la secrétaire consultent celles de toute l'équipe.

  1. 1Menu « Rapports », puis « Nouvelle saisie ».
  2. 2Choisir la date, l'heure d'arrivée et l'heure de départ. Une reprise l'après-midi se saisit comme une seconde ligne.
  3. 3Sélectionner le client puis l'affaire : tous les chantiers ouverts de la société sont proposés, sans attribution préalable.
  4. 4Le collaborateur est rattaché automatiquement à l'affaire dès sa première saisie : l'administrateur n'a rien à faire.
  5. 5Décrire brièvement les travaux réalisés, puis enregistrer.
  6. 6Côté administrateur : choisir le collaborateur dans le menu déroulant, sélectionner la période, puis exporter en PDF ou en CSV. Les heures d'une même journée chez un même client sont additionnées en une seule ligne pour la comptabilité.
5

Gérer les vacances et les heures supplémentaires

Administrateur

Le droit annuel et le solde restant sont suivis séparément, ce qui permet de démarrer en cours d'année sans fausser les compteurs.

  1. 1Menu « Collaborateurs », ouvrir la fiche d'une personne, puis renseigner son droit annuel de vacances (par exemple 25 jours).
  2. 2Installation en cours d'année : saisir dans « Solde initial » le nombre de jours qu'il lui reste réellement à prendre à ce jour. C'est ce chiffre qui sert de point de départ.
  3. 3Le collaborateur dépose ses demandes de congé depuis son espace ; l'administrateur accepte ou refuse.
  4. 4Un congé accepté est déduit du solde et apparaît automatiquement dans le planning, en gris, comme une absence.
  5. 5Au 1er janvier, l'application ajoute le nouveau droit annuel et reporte uniquement le solde non utilisé de l'année précédente (exemple : 25 jours 2027 + 3 jours reportés = 28 jours disponibles).
  6. 6Le détail par collaborateur reste consultable à tout moment : droit de l'année, report, jours pris et solde restant.

Terrain et matériel

6

Suivre le matériel et les machines

Magasinier et employés

Le même scanner sert au stock et à l'outillage : aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire.

  1. 1Menu « Machines » : créer la fiche de chaque machine avec son numéro, sa marque et son modèle.
  2. 2Imprimer la planche de QR codes et coller l'étiquette sur la machine.
  3. 3Sur le téléphone, ouvrir « Scanner » et viser le QR code.
  4. 4Choisir l'action : prendre la machine, la poser sur une affaire ou la rendre au dépôt.
  5. 5Pour le stock, le même scan permet la sortie de dépôt, le retour ou l'attribution directe à une affaire ou à un collaborateur.
  6. 6L'historique conserve chaque mouvement : qui, quand et où.
7

Gérer le parc de véhicules et les rappels de service

Administrateur

Chaque véhicule est rattaché à un collaborateur, et les échéances de service ou d'expertise ne s'oublient plus.

  1. 1Menu « Véhicules », puis « Nouveau véhicule » : plaque, marque, modèle et kilométrage.
  2. 2Champ « Attribué à » : sélectionner le collaborateur qui utilise le véhicule. L'attribution se modifie à tout moment.
  3. 3Renseigner la date du prochain service et celle de la prochaine expertise dans le calendrier.
  4. 47 jours avant l'échéance, puis à nouveau la veille, le conducteur et l'administrateur reçoivent automatiquement un rappel.
  5. 5Le tableau de bord affiche en permanence les véhicules dont une échéance approche.
  6. 6Après l'intervention, il suffit de saisir la nouvelle date : les rappels se réarment tout seuls.

Restaurant

8

Configurer le plan de salle (restaurant)

Administrateur

Réservé aux établissements dont le secteur est réglé sur « Restaurant ».

  1. 1Menu « Salle », puis « Nouvelle vue » : créer une vue par espace, par exemple Rez-de-chaussée, Étage ou Terrasse.
  2. 2Importer le plan de l'établissement au format image légère (PNG ou JPG).
  3. 3Ajouter les tables avec leur numéro et leur nombre de couverts, puis les déplacer à la souris jusqu'à leur position réelle.
  4. 4Enregistrer une réservation en sélectionnant la table, la date, l'heure et le nom du client.
  5. 5La table passe automatiquement en occupé : un coup d'œil au plan suffit pour connaître les disponibilités.
9

Recevoir les réservations (restaurant)

Administrateur et service

Les réservations prises au téléphone et celles reçues depuis votre site internet arrivent au même endroit.

  1. 1Menu « Réservations » : le service du midi et celui du soir sont séparés en deux onglets.
  2. 2Réservation par téléphone : bouton « Nouvelle réservation », nom, téléphone, nombre de couverts, heure, puis attribution d'une table.
  3. 3Onglet « Réservation en ligne » (administrateur) : activer le module, régler les horaires des deux services, la durée d'une table et le nombre de couverts maximum.
  4. 4Copier le lien public affiché et le placer sur le site internet de l'établissement, sous forme de bouton « Réserver une table ».
  5. 5Le client choisit sa date, son nombre de couverts et un créneau réellement disponible : la demande arrive en statut « À confirmer ».
  6. 6L'équipe est prévenue par un bandeau dans l'application et par un message Discord. Un clic sur « Confirmer » réserve la table, qui apparaît aussitôt sur le plan de salle.
10

Confirmer les réservations par e-mail (option)

Administrateur

Par défaut, les réservations vous sont signalées dans l'application et sur Discord, et vous confirmez vos clients par téléphone. Si vous souhaitez que vos clients reçoivent un e-mail automatique, cette option se règle depuis votre espace, avec votre propre nom de domaine.

  1. 1Ouvrir Paramètres, carte « E-mails de confirmation », puis activer l'option.
  2. 2Indiquer le nom de domaine de l'établissement (par exemple monrestaurant.ch), l'adresse d'envoi souhaitée (reservation@monrestaurant.ch) et l'adresse à laquelle vos clients doivent pouvoir répondre.
  3. 3Demander à la personne qui gère votre site internet d'ajouter les enregistrements de messagerie que nous vous transmettons : ils autorisent la plateforme à envoyer des e-mails en votre nom.
  4. 4Sans ces enregistrements, les messages seraient refusés ou classés en indésirables : cette étape est indispensable.
  5. 5Attendre que l'état affiché passe à « Actif ». La propagation sur Internet prend de quelques heures à 72 heures au maximum.
  6. 6Ensuite, tout est automatique : le client reçoit « demande reçue » lors d'une réservation en ligne, puis « réservation confirmée » ou « réservation refusée » dès que vous tranchez dans l'application.
  7. 7Les e-mails portent le nom et les couleurs de votre établissement, et les réponses de vos clients arrivent sur votre propre adresse.
  8. 8La mise en place peut être réalisée pour vous sur demande : écrire à info@nordone.ch.
11

Prendre les commandes en salle et les envoyer en cuisine

Service

Le service saisit la commande à la table, la cuisine la reçoit immédiatement sur sa tablette.

  1. 1Menu « Service en salle », bouton « Plat » : composer la carte et les menus de la semaine, avec le prix et le jour concerné.
  2. 2Un plat épuisé se désactive en un clic : il apparaît alors grisé pour le service.
  3. 3Pour une commande, choisir la table et le nombre de couverts, puis toucher les plats souhaités.
  4. 4Ajouter si besoin une précision par plat, par exemple la cuisson ou une allergie, puis « Envoyer en cuisine ».
  5. 5La table passe automatiquement en occupé sur le plan de salle.
12

L'écran cuisine

Cuisine

Un onglet dédié au cuisinier, pensé pour une tablette posée en cuisine.

  1. 1Menu « Cuisine » : les commandes arrivent classées par ordre d'envoi, avec la table, les couverts et le temps écoulé.
  2. 2Une commande qui dépasse vingt minutes est encadrée en rouge pour attirer l'œil.
  3. 3Bouton « Prendre en charge » pour signaler au service que le plat est en cuisson.
  4. 4Bouton « Valider — prête » lorsque la commande part en salle : le service la voit passer en « Prête ».
  5. 5Une fois servie, la commande est archivée et reste consultable dans l'onglet « Archivées ».

Administration

13

Recevoir les notifications sur Discord

Tous les collaborateurs

Chaque collaborateur configure son propre canal en moins de deux minutes.

  1. 1Dans Discord, ouvrir un serveur personnel et créer un salon texte, par exemple #planning.
  2. 2Cliquer sur la roue dentée du salon, puis Intégrations, Webhooks, Nouveau webhook.
  3. 3Nommer le webhook, par exemple « Planning », puis cliquer sur « Copier l'URL du webhook ».
  4. 4Dans l'application, ouvrir Paramètres, onglet Mon profil, coller l'URL dans le champ « Webhook Discord » et enregistrer.
  5. 5Utiliser le bouton « Tester » : un message de contrôle doit arriver dans le salon Discord.
  6. 6Ensuite, tout est automatique : message immédiat à chaque rendez-vous créé ou modifié, et rappel 30 minutes avant l'intervention.
14

Abonnement, facturation et formation

Administrateur

L'abonnement est de 80.– CHF par mois, sans engagement de durée, et se gère entièrement depuis votre espace.

  1. 1Menu « Abonnement » (visible par l'administrateur uniquement) : le tarif, l'état et la date du prochain prélèvement y sont affichés.
  2. 2Bouton « S'abonner » : le paiement se fait en ligne par carte, PayPal, Apple Pay ou Google Pay. Le prélèvement est ensuite automatique chaque mois.
  3. 3En cas de paiement refusé, vous êtes prévenu immédiatement par e-mail et dans l'application. Vous disposez de 3 jours pour régulariser ; passé ce délai l'accès est suspendu, puis rétabli automatiquement dès le paiement.
  4. 4Bouton « Arrêter l'abonnement » : l'accès reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée, sans reconduction.
  5. 5Formation à distance : une session d'accompagnement peut être planifiée pour prendre en main la plateforme avec votre équipe.
  6. 6Développements sur mesure : les fonctions spécifiques à votre métier peuvent être ajoutées sur demande, à info@nordone.ch.
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Sécurité, confidentialité et prise en main

Administrateur

Vos données vous appartiennent : personne, pas même l'éditeur, n'entre dans votre espace sans votre accord.

  1. 1Chaque société dispose d'un espace totalement séparé : les clients, les affaires, les heures et les collaborateurs d'une entreprise ne sont jamais visibles par une autre.
  2. 2Les rôles limitent l'accès à l'intérieur même de votre société : un employé ne voit ni les rapports de ses collègues, ni ceux de la direction.
  3. 3Les connexions sont chiffrées, les données hébergées en Europe et sauvegardées automatiquement.
  4. 4Prise en main à distance : ouvrir Paramètres, carte « Autorisation de prise en main », puis activer l'accès pour la durée souhaitée (par exemple 2 heures). Sans cette activation, l'assistance ne peut pas ouvrir votre espace.
  5. 5L'autorisation se coupe à tout moment d'un seul clic, et expire toute seule à la fin de la durée choisie.
  6. 6Tant qu'une session d'assistance est active, un bandeau reste affiché dans l'application pour que vous sachiez exactement quand quelqu'un intervient.
  7. 7En cas d'oubli de mot de passe, la demande est traitée par votre propre administrateur : aucun mot de passe ne transite par l'extérieur.